AI議事録・文字起こしツールを使いたい。
でも不安はこれですよね。
- 録音データが漏れたら終わる
- 共有リンクが拡散したら取り返しがつかない
- 社内ルールに違反したら自分の責任になる
この記事は、Notta / Fireflies / tl;dv / Otter などAI議事録ツール全般に共通する「情報漏えい対策」を、ITに詳しくない人でも実行できるチェックリストに落としたものです。
※体験談の捏造はしません。
※No.1・最安などの断定はしません。
※仕様や設定項目は変更されることがあります。最新は公式で確認してください。
向いていない人（先に結論）
次に当てはまるなら、ツール比較の前に「今はやめる（または対象会議を除外）」が合理的です。
- 録音・文字起こしが社内規程／契約上NG（同意が取れない・禁止されている）
- 外部クラウドへデータを出せない（例外運用も不可）
- 機密会議が多く、対象会議を限定できない（全部が機密）
- “一語一句の完全性”が必須で、運用上人間の議事録が前提
当てはまる場合は、後半の「代替案」へ進んでOKです。
最短手順（迷いを終わらせる結論）
最短で安全性の不安を終わらせる手順はこれです。
- 録音OKの会議だけを対象にする（まず定例から）
- 共有事故の入口（リンク公開・権限）を塞ぐ
- 保存期間・削除ルールを決める（いつ消すか）
- 連携（Zoom/Google/Teams等）は最小限から始める
- 無料体験で1本だけ試し、運用が回るか確認する
無料で試す手順はこちら：
/ai-meeting-notes-tools-free
原因（なぜ情報漏えいが起きるのか）
情報漏えいは「ハッキング」より、運用ミスで起きます。典型はこの5つです。
- 共有リンクが公開設定のまま（誰でも見られる／転送される）
- 権限がガバガバ（閲覧・編集範囲が広い／退職者が残る）
- 連携アプリが増えすぎ（自動連携→拡散）
- 端末が私物・共有PC（ログインしっぱなし／パスワード使い回し）
- 保存・削除ルールがない（溜め込み続けてリスクが増える）
守るべきはツールの優劣より先に、「共有」「権限」「保存」「連携」「端末」です。
手順（番号付き）— 情報漏えい対策チェックリスト
1) まず「対象会議」を決める（最重要）
- 録音・文字起こししてよい会議だけに限定（定例／社内勉強会など）
- 機密会議・顧客契約・人事評価などは原則除外（必要なら別ルール）
ここが曖昧だと、どれだけ設定しても事故ります。
2) 録音・同意のルールを作る（短文でOK）
- 参加者へ事前に「録音・文字起こしする可能性」を伝える
- 会議冒頭に一言テンプレ（例：「議事録作成のため録音します。NGの方は言ってください」）
- NGが出たら「録音しない」「対象外」へ切替
3) アカウントとログインを固める（事故の入口を閉じる）
- 会社メールで登録（個人メールは避ける）
- パスワード使い回し禁止（可能ならパスワード管理ツール）
- 2段階認証（2FA）を有効化（設定があれば最優先）
- 退職者・異動者のアカウント停止ルール（誰が/いつ）
4) 共有設定（ここが一番漏れる）
- 共有リンクは限定公開（特定メンバーのみ）が基本
- 「リンクを知っている全員が見れる」設定は原則OFF
- 編集権限と閲覧権限を分ける（編集は最小人数）
- 外部共有（社外）はケース制（承認が必要、など）
5) データの保存・削除ルール（溜めない）
- 保存期間を決める（例：定例は◯日で削除、重要は別保管）
- 削除方法（ツール内削除・ゴミ箱・バックアップ）を確認
- ダウンロードしたファイルの保存先を決める（個人PC放置禁止）
ポイント：「消すルール」があるだけで、リスクは一気に下がります。
6) 連携（Zoom/Google/Teams/Slack等）は最小限
- 最初は連携を増やさない（自動投稿・自動保存は切る）
- 必要な連携だけON（例：カレンダー連携だけ）
- 連携先でも共有範囲が拡散しないか確認（投稿先チャンネルなど）
7) 端末・持ち出し（IT苦手ほどここが危ない）
- 共有PCではログアウト徹底／ブラウザのパス保存OFF
- 画面ロック（自動ロック）
- 音声データを端末に保存する場合の扱い（暗号化・保管先）
- 私物スマホ/PCで使う場合のルール（紛失時の対応）
8) 無料体験で必ず確認する項目（導入判断）
- 共有リンクの公開範囲を制御できるか
- メンバー権限（閲覧/編集/管理）が分けられるか
- 削除・保存期間の考え方が運用に合うか
- 連携を増やさずに運用できるか
- 社内説明に使える「セキュリティ/プライバシー説明ページ」があるか（公式で確認）
比較もあわせて：
/ai-meeting-notes-tools-compare
切り分け（あなたの不安はどのタイプ？）
タイプA：リンクが拡散しそう（共有事故が怖い）
共有設定（限定公開）＋権限設計を先に。最初は「自分だけ閲覧」「上司だけ共有」など極端に絞ってOK。
タイプB：社内ルールに通るか不安
対象会議を限定し、運用ルール（同意・保存期間）を短文化。「まず定例だけ」で通すのが最短です。
タイプC：端末・私物利用が怖い
2FA、ログアウト、画面ロック、保存先統一。“便利だから入れっぱなし”が一番危ないです。
タイプD：そもそもクラウドが不安
まずは議事録の作り方を変える（代替案へ）。「使わない判断」も正解です。
代替案（AI議事録ツールを使わない/減らす選択）
- 対象会議を限定：機密会議はAIなし、定例だけAIあり
- 要点だけ手動テンプレ：議題／結論／宿題／期限／担当だけ
- 会議の最後2分ルール：決定事項と宿題を読み上げ、その場で確定
- 録音せず“メモ補助”：要約は使わず、人間の短いメモを中心に
FAQ
Q1. 何を設定すれば「安全」と言えますか？
「絶対安全」はありません。
ただし現実的に事故を減らすなら、優先順位は①共有 ②権限 ③削除 ④連携 ⑤端末です。
Q2. 無料体験中でも情報漏えい対策は必要？
必要です。無料でも共有リンクは発生します。
無料体験は「機能テスト」ではなく、運用テスト（事故らないか）として実施してください。
/ai-meeting-notes-tools-free
Q3. どのツールが一番安全？
No.1の断定はしません。
安全性はツール差より、あなたの運用（共有・権限・削除）で決まる部分が大きいです。
最終判断は公式のセキュリティ情報と、無料体験での運用確認で。
手順表（ステップ/やること/つまずきポイント）
| ステップ | やること | つまずきポイント（先回り） |
|---|---|---|
| 1 | 対象会議を限定（定例だけ等） | “全部録る”にして機密まで混ざる |
| 2 | 録音・同意テンプレを決める | 毎回言い忘れる／NG時の切替がない |
| 3 | 会社メール＋2FA＋PW管理 | 個人メール／使い回し／ログイン放置 |
| 4 | 共有リンクを限定公開にする | 「リンクを知っている人全員」になっている |
| 5 | 権限（閲覧/編集/管理）を最小化 | 全員編集可で誤共有・改ざんが起きる |
| 6 | 保存期間・削除ルールを決める | 溜めっぱなしでリスクが増える |
| 7 | 連携は最小限から開始 | 自動投稿・自動保存で拡散する |
| 8 | 端末運用（ログアウト/画面ロック） | 共有PCでログイン保持、紛失時に事故 |
| 9 | 無料体験で「運用が回るか」を確認 | 機能だけ見て導入→運用で詰む |
まとめ（内部リンク + CTA）
情報漏えい対策は、難しいことを増やすより“事故の入口を塞ぐ”のが近道です。
- 対象会議を限定（まず定例）
- 共有リンクは限定公開、権限は最小
- 保存期間と削除ルールを決める
- 連携は最小、端末はログアウト徹底
次に読む（内部リンク）
- 比較で最後に決める：/ai-meeting-notes-tools-compare
- 無料体験の進め方：/ai-meeting-notes-tools-free
- 選び方の全体像：/ai-meeting-notes-tool-choose
無料体験で“運用が事故らないか”を確認する
無料体験して、共有設定と権限だけ先に確認する
機密会議は除外でOK。まず定例1本で運用確認する
定例1本→限定共有→保存期間を決める→無料体験で判断する
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